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Obligaciones con respecto al uso de datos personales

Las personas no involucradas directamente con el medio legal, tienden a descartar en forma casi automática, las noticias relacionadas con leyes que no parecieran afectarles directa o inmediatamente. Así, a casi un año de la publicación en el Diario Oficial de Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (publicada el 5 de julio de 2010) (“LDP”) pocos particulares están concientes de las obligaciones que esta ley representa o representará para ellos, considerando particularmente que la obligación de designar a la persona responsable de datos personales y de expedir avisos de privacidad es obligatorio a partir del 5 de julio de 2011.

Las obligaciones previstas en la LDP, son aplicables a los particulares sean personas físicas o morales de carácter privado que lleven a cabo el tratamiento de datos personales. Es decir, le aplica a todo mundo. ¿Qué es un dato personal? Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable. Es decir, si soy un empresario (sea persona física o moral) y manejo una base de datos relativa a mis clientes, proveedores o a mis empleados , soy sujeto de esta ley.

Los efectos de esta ley serán a tal grado importantes que afectarán distintas áreas de las empresas, tales como recursos humanos, mercadotecnia, acuerdos con proveedores e incluso comunicaciones entre un empresario y sus clientes. Si bien la aplicación de esta ley es una práctica nueva en nuestro país, existen antecedentes importantes en otros países, cuyos criterios y prácticas seguramente serán tomados en cuenta para la aplicación de la LDC en México. Así, hoy en día es obligatorio el contar con un política dentro de la empresa que permita cumplir con la normatividad vigente.

La ley establece el principio de que en todo tratamiento de datos personales, “se presume que existe la expectativa razonable de privacidad” entendida como “la confianza que deposita cualquier persona en otra, respecto de que los datos personales proporcionados entre ellos serán tratados conforme a lo que acordaron las partes”. En el mismo sentido, el artículo 8 de la LDC establece un principio fundamental: salvo las excepciones que marca la propia ley, todo tratamiento de datos personales estará sujeto al consentimiento de su titular (tácito o expreso).

A fin de cumplir con los principios anteriores y garantizar una serie de derechos previstos en la LDP (acceso, rectificación, oposición, etc..) , el responsable tendrá la obligación de informar a los titulares de los datos, la información que se recaba de ellos y con qué fines, a través del aviso de privacidad, el cual es un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que es puesto a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales. En el mundo real el cumplimiento de esta obligación deberá implementarse a través de distintos mecanismos, tales como términos y condiciones tanto del website de la empresa, en los contratos o documentos que se firman con clientes y empleados, en las comunicaciones vía correo electrónico, etc…

Asimismo, todo responsable que lleve a cabo tratamiento de datos personales deberá establecer y mantener medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que permitan proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado. Es decir, ¿quién tiene acceso a dichos datos?¿Cómo se manejan?¿Los archivos se encuentran protegidos?¿Qué medidas de seguridad ha adoptado la empresa?¿Quién es la persona a cargo de dicho manejo?

Cabe mencionar que de acuerdo con la LDP la verificación del cumplimiento de esta ley puede ser realizada de oficio o a petición de parte, sin embargo las multas van de 100 a 320,000 días de salario mínimo (16 millones de pesos!).

Esta ley aún dará mucho de que hablar, las obligaciones previstas en la misma, son extensas y ameritan una reflexión individual para las mismas. Estaremos enviando información adicional sobre este tema.

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